Cum construiesc o prognoză de numerar care ține?
Diferența dintre o firmă care își controlează banii și una care îi urmărește din spate este de trei luni. Atât înainte trebuie să vedeți, ca să mai aveți soluții.
O prognoză de cash-flow utilă se face lunar, pe minimum douăsprezece luni, pornind de la încasările și plățile efective, nu de la facturi. Cheia este să modelați termenele reale de încasare pe categorii de clienți, sezonalitatea și plățile obligatorii cu dată fixă. O prognoză bine construită vă arată cu trei–șase luni înainte în ce lună apare tensiunea, iar în acel moment aveți încă toate opțiunile deschise.
Ce conține o prognoză corectă
| Indicator | Cum se calculează | Ce vă spune |
|---|---|---|
| Încasări din vânzări | Facturare × profilul de încasare pe categorii de clienți | Nu facturarea, ci banii. Diferența o fac zilele de întârziere reale. |
| Plăți către furnizori | Achiziții × termenele contractuale reale | Se modelează pe furnizori mari separat, restul agregat. |
| Plăți fixe obligatorii | Salarii, taxe, chirii, rate, leasing | Au dată fixă și nu se pot amâna. Ele produc vârfurile de tensiune. |
| Sold minim de siguranță | Cheltuieli de exploatare pe 3–4 săptămâni | Pragul sub care nu trebuie să coboare contul. |
| Sold proiectat la final de lună | Sold inițial + încasări − plăți | Linia care spune totul. Se citește pe 12 luni deodată. |
| Abaterea față de realizat | (Realizat − Prognozat) / Prognozat | Se măsoară lunar. Sub 10% înseamnă că modelul este bun. |
Cum se judecă o prognoză
| Indicator | Sănătos | De urmărit | Periculos |
|---|---|---|---|
| Abaterea lunară față de realizat | sub 10% | 10–20% | peste 20% |
| Orizont acoperit | 12 luni sau mai mult | 6–12 luni | sub 6 luni |
| Frecvența actualizării | lunar | trimestrial | o dată pe an |
| Sold minim proiectat | peste pragul de siguranță în toate lunile | sub prag 1–2 luni | sub zero în oricare lună |
| Numărul de scenarii | cel puțin trei | două | unul singur |
Prognoza care a scos la iveală luna aprilie
Firma avea comenzi bune și profit. Prognoza pe 12 luni a arătat, încă din octombrie, că în aprilie contul intră pe minus 240.000 de lei.
| Lună | Încasări | Plăți | Sold la final |
|---|---|---|---|
| ianuarie | 1.420.000 | 1.380.000 | 310.000 |
| februarie | 1.180.000 | 1.290.000 | 200.000 |
| martie | 1.050.000 | 1.310.000 | −60.000 |
| aprilie | 980.000 | 1.160.000 | −240.000 |
| mai | 1.510.000 | 1.240.000 | 30.000 |
| iunie | 1.680.000 | 1.290.000 | 420.000 |
Cinci greșeli pe care le văd cel mai des
- Se prognozează facturarea, nu încasarea. Este cea mai frecventă și cea mai costisitoare greșeală. Între ele stau 30, 60 sau 90 de zile.
- Se folosește un termen mediu de încasare pentru toți clienții. Media ascunde exact clienții care plătesc la 120 de zile și care produc golul.
- Nu se compară niciodată cu realizatul. O prognoză care nu se reconciliază lunar nu se îmbunătățește niciodată și, după trei luni, nimeni nu o mai crede.
- Se face un singur scenariu, cel optimist. Un plan fără scenariu pesimist nu este un plan, este o speranță documentată.
- Modelul amestecă ipotezele cu formulele. Când vreți să schimbați un termen de încasare trebuie să modificați douăzeci de celule. Un model corect are toate ipotezele într-un singur loc.
Două feluri în care putem lucra pe prognoza de numerar
Ca proiect de consultanță
Construiesc modelul de prognoză pe 12 luni, pe datele dumneavoastră reale, cu profil de încasare pe categorii de clienți, sezonalitate și trei scenarii. Modelul rămâne al dumneavoastră, iar în prima lună îl reconciliem împreună cu realizatul.
Vezi serviciulCa training pentru echipă
Modulul de prognoză din programul de control de gestiune, prognoză și bugetare învață echipa financiară să construiască și să întrețină singură modelul, lună de lună.
Vezi programulPrognoza de cash-flow — întrebările care revin
Pe ce orizont ar trebui să fac prognoza?
Douăsprezece luni, actualizate lunar prin rulare — adică în fiecare lună adăugați o lună nouă la capăt. Pentru operare, o versiune săptămânală pe treisprezece săptămâni este foarte utilă, mai ales în perioade tensionate.
Cât de exactă poate fi o prognoză?
Pe prima lună, abaterea ar trebui să fie sub 5%. Pe trei luni, sub 10%. Pe douăsprezece luni, ordinea de mărime și lunile de tensiune sunt corecte, chiar dacă cifrele exacte diferă. Scopul nu este precizia, ci timpul de reacție.
Am nevoie de un program specializat?
Nu. Un model bine construit în Excel acoperă nevoile a peste 90% dintre IMM-uri și are avantajul că îl înțelege toată lumea din firmă. Programele specializate devin utile la mai multe societăți în grup sau la mai multe monede.
Cine ar trebui să o întrețină?
Persoana care vede zilnic încasările și plățile — de obicei contabilul-șef sau responsabilul financiar. Rolul meu este să construiesc modelul, să îl testez pe istoric și să îl predau, nu să îl țin la mine.
Ce se leagă de această temă
Vreți să vedeți lunile de tensiune înainte să ajungeți în ele?
Treizeci de minute, fără costuri și fără obligații. Îmi spuneți unde vă doare, vă spun dacă și cum vă pot ajuta.